Skab ensretning mellem afdelinger i din organisation

Sådan løser du problemet

At skabe en ensartet terminologi på tværs af afdelingerne kan være en stor opgave. Det kræver tid og ressourcer at få alle til at tale det samme sprog, især i store organisationer, hvor forskellige afdelinger har deres egne velkendte udtryk og kategorier. Men ved at starte med en simpel, men effektiv oversigtstabel kan du tage et vigtigt skridt i den rigtige retning. Tabellen kan hjælpe med at skabe en fælles forståelse og forhindre misforståelser, selv før en fuld terminologi er helt på plads.

Se denne tabel som et eksempel:

Modtagende afdeling	Udførende afdeling	Beskrivelse
Store kunder	Tilslutning af kunden	Højt kapacitetsbehov, første gang kunden tilsluttes produktionssystemet
Store kunder	Opgradering af kundens tilslutning	Højt kapacitetsbehov, kompleksitet afhænger af omfanget af opgraderingen
Store kunder	Systemtilpasning og integration	Højt kapacitetsbehov, integration af kundens systemer med jeres produktionssystem.
Små kunder	Tilslutning af kunden	Lavt kapacitetsbehov, første gang kunden tilsluttes produktionssystemet
Små kunder	Opgradering af kundens tilslutning	Lavt kapacitetsbehov, opgaven kan variere i kompleksitet afhængigt af opgraderingsniveau
Små kunder	Systemtilpasning og integration	Lavt kapacitetsbehov, men integration af kundens systemer er stadig nødvendig
Store eller små kunder	Vedligeholdelse og support	Planlagt eller ad hoc vedligeholdelse for at sikre stabil drift.
Store eller små kunder	Fejlsøgning og reparation	Hasteopgaver, hvor systemproblemer eller fejl hurtigt skal løses for at minimere nedetid.

Vigtigheden af præcis kundekommunikation

Lad os sige, at en vigtig kunde ansøger om en ny tilslutning til deres produktionsanlæg. Fra den modtagende afdelings perspektiv er dette en “stor kunde,” og dermed ryger sagen videre til den udførende afdeling under denne kategori. Men hvad den modtagende afdeling ikke kan fange med denne simple kategorisering, er hvilken specifik type opgave der skal udføres – og hvordan dette bør kommunikeres til kunden.

For eksempel:

• Tilslutning af kunden: Her skal kunden informeres om den præcise tidsramme for installationen, samt hvordan denne vil påvirke deres produktionskapacitet midlertidigt.
  
  
• Opgradering af kundens tilslutning: Her skal kunden informeres om potentielle nedetider under opgraderingen og hvilke forbedringer de kan forvente i systemets ydeevne efter opgraderingen.
  
  
• Systemtilpasning og integration: Her skal kunden informeres om nødvendige integrationstest og eventuelle justeringer, de skal være forberedt på at foretage i deres egne systemer.

Disse vigtige informationer er kritiske for at sikre, at kunden har realistiske forventninger og er forberedt på, hvordan opgaven vil påvirke deres drift. Men uden en mere nuanceret forståelse fra den modtagende afdeling, kan disse detaljer let blive overset.

Fleksibilitet og løbende tilpasning

En stor fordel ved at bruge en sådan tabel er, at den er fleksibel og kan udvikles over tid. Når samarbejdet mellem afdelingerne forbedres, kan du nemt tilføje flere kategorier eller justere eksisterende for bedre at matche de forskellige typer sager, I håndterer.

Denne tabel kan også hjælpe den modtagende afdeling med at kommunikere direkte med kunderne om, hvordan deres sager vil blive håndteret i den udførende afdeling. Dette kan inkludere at forklare, hvordan specifikke leveringsbestemmelser kan påvirke deres projekt. Når jeres virksomhed opdaterer leveringsbestemmelserne, kan en sådan tabel hjælpe med hurtigt at fange disse ændringer og sikre, at de håndteres korrekt på tværs af afdelingerne.

Klar til at tage næste skridt?

Selvom det kan være en stor udfordring at skabe en ensartet terminologi på tværs af afdelingerne, kan du opnå betydelige forbedringer i samarbejdet ved at implementere en simpel tabel som denne. Det hjælper med at minimere misforståelser og sikre en mere effektiv arbejdsproces, selv mens I arbejder på at udvikle en fælles sprogbrug.

Svar gerne på denne e-mail med dine tanker eller udfordringer, så vi kan diskutere, hvordan du bedst implementerer denne løsning i din organisation!

Med venlig hilsen,

Jørgen Wiwel
Indehaver, Smashing Barriers