Fjern frustrationer mellem teams – start med en workshop

Jeg ved, at du sætter en ære i at lede et team, der fungerer effektivt og harmonisk. Men jeg har også en fornemmelse af, at det kan være udfordrende, når samarbejdet med andre teams ikke glider, som det burde.

Hvis du har bemærket, at dit team er frustreret over samarbejdet med et tilstødende team – måske med kommentarer som “De forstår ikke vores behov” eller “Vi skal altid rette op på deres fejl” – så er det tid til at handle.

Frustrationer mellem teams opstår typisk på grund af manglende kommunikation, uklar ansvarsfordeling og ineffektive arbejdsprocesser. Men der er en løsning: En målrettet workshop, hvor I hurtigt og effektivt kan identificere problemerne og sætte konkrete handlinger i gang. Workshoppen er ikke bare en samtale – det er det værktøj, der samler dit team, afdækker rodårsagerne og skaber varige forbedringer.

Forbered dit team før workshoppen

Som leder eller forandringsagent skal du sikre, at dit team er klar, før I samles. En effektiv workshop kræver, at alle har reflekteret over de problemer, der skal løses.

1. Send forberedelsesmateriale

Et par dage før workshoppen skal du sende et kort oplæg, der beskriver de vigtigste problemer, som workshoppen skal løse:

• Opsummer de identificerede frustrationer.
• Giv eksempler på, hvor samarbejdet er brudt sammen.
• Stil spørgsmål, som deltagerne skal reflektere over inden workshoppen, fx “Hvad er de største problemer?” og “Hvordan kan vi forbedre samarbejdet?”

2. Opfordr til refleksion

Få deltagerne til at reflektere over deres oplevelser med de tilstødende teams. Brug en kort online survey eller en anonym refleksionsøvelse. Det giver dig et klart billede af, hvad der fylder mest.

Spørgsmål til refleksion:

• Hvilke specifikke udfordringer oplever du med det tilstødende team?
• Hvordan påvirker disse udfordringer din arbejdsdag?
• Hvordan ser et ideelt samarbejde ud?

3. Skab engagement før workshoppen

Afhold et kort møde eller en opstartssamtale med deltagerne, hvor du sætter fokus på workshoppen. Opfordr dem til at dele deres tanker i en uformel ramme, så de er mentalt klar, før workshoppen starter.

4. Inspirér deltagerne

Del relevante artikler, videoer eller cases om teamsamarbejde. Giv dem nye perspektiver og idéer, de kan bringe med ind i workshoppen.

Hvorfor workshoppen er nøglen

En workshop er nøglen til at løse jeres problemer. Saml teamet, afdæk årsagerne, og få løsningerne på bordet – nu. Workshoppen giver alle en stemme og skaber et fælles fokus på at finde konkrete løsninger. Den fungerer som et springbræt, der både identificerer problemerne og sætter gang i handlinger, som forbedrer samarbejdet og arbejdsmiljøet.

Derudover giver denne øvelse jer et klart billede af, hvilken proces der trænger til at blive skabt overblik over og forbedret. Når I identificerer flaskehalse og ineffektive arbejdsgange, kan I målrette indsatsen mod de mest kritiske områder og skabe varige forbedringer.

Sådan løser I frustrationerne

Når deltagerne er godt forberedte og har reflekteret over de udfordringer, der skal løses, er de klar til at deltage aktivt i workshoppen. Her spiller både ledere og forandringsagenter en nøglerolle i at lede processen og sikre, at de bedste løsninger bliver fundet.

1. Identificer kerneproblemerne

Start med at få alle involverede til at anerkende problemerne og deltage i en dialog om, hvad der går galt. Dette sker gennem en fælles workshop, hvor I identificerer de konkrete årsager til frustrationerne.

Sådan gør I:

• Saml de rette personer: Invitér nøgleressourcer fra begge teams til workshoppen. Det skal være teamledere, projektmedlemmer og forandringsagenter, som har et indgående kendskab til den fælles proces.
• Åbn dialogen: Præsenter workshopens formål – at finde løsninger, der skaber et mere effektivt og tilfredsstillende samarbejde for alle parter.
• Brug værktøjer til at kortlægge årsagerne: Metoder som “Fishbone Diagram” kan hurtigt identificere rodårsagerne til frustrationerne, såsom dårlig kommunikation eller uklarhed omkring ansvar.

2. Samarbejd om løsninger

Når problemerne er kortlagt, finder I løsninger, der virker for alle involverede. Det er afgørende, at både ledere og forandringsagenter arbejder sammen om at finde de mest effektive og realistiske løsninger.

Sådan gør I:

• Brainstorm i grupper: Del deltagerne op i mindre, blandede grupper, og lad dem brainstorme løsninger til de identificerede problemer. Fokusér både på kreative og praktiske idéer.
• Prioriter løsningerne: Grupperne præsenterer deres idéer, og I prioriterer dem sammen. Fokusér på løsninger, der både er effektive og realistiske at implementere.
• Lav en handlingsplan: Definér klare ansvarsområder og tidslinjer for implementeringen af løsningerne. Alle skal vide, hvem der gør hvad, hvornår.

3. Implementer og følg op

Når handlingsplanen er på plads, handler det om at sikre, at løsningerne bliver implementeret og fulgt op. Ledere styrer processen, mens forandringsagenter sikrer, at nye praksisser bliver forankret i organisationen.

Sådan gør I:

• Etabler klare kommunikationskanaler: Sørg for, at alle involverede har adgang til de nødvendige informationskanaler og kan give feedback undervejs.
• Planlæg statusmøder: Aftal regelmæssige opfølgningsmøder for at evaluere fremdriften og justere handlingsplanen efter behov.
• Fejr små succeser: Anerkend teamenes indsats, når I ser resultater. Det styrker samarbejdet og motiverer til fortsat forbedring.

Refleksion og fremtidsperspektiv

I en verden, hvor forandring er den eneste konstant, er det afgørende, at vi løbende tilpasser os for at opretholde en høj produktivitet og samarbejdsglæde. Denne workshop er en metode, der sikrer, at jeres samarbejdsprocesser følger med i denne bevægelse. Ved at skabe klarhed og løsninger sammen, styrker I ikke bare det interne samarbejde, men sikrer også, at I forbliver en del af et produktivt fællesskab, der skaber værdi – både for teamet og for hele organisationen.

Med venlig hilsen,

Jørgen Wiwel

Indehaver, Smashing Barriers