Kontekst er nøglen til succes

I vores hastige forsøg på at forbedre vores organisationer (læs: din arbejdsdag!) gennem procesoptimering og digitalisering, begår vi ofte en afgørende fejl: Vi springer direkte til at optimere uden først at skabe den nødvendige kontekst. Men for at opnå fuld udnyttelse af de mange værktøjer og teknologier, der er tilgængelige, skal vi tage et skridt tilbage og spørge os selv: Har vi virkelig skabt det rette fundament?

Problemformulering: Kernen i succesfuld procesoptimering

Vi hører ofte om den revolutionerende kraft af kunstig intelligens (AI) og digitalisering i moderne forandringsledelse. Men den sande værdi af AI og digitalisering ligger ikke kun i vores evne til at bruge smarte værktøjer. Den ligger i vores evne til at formulere de rigtige problemer, identificere dem præcist og analysere dem i dybden.

For eksempel, hvis du ønsker at optimere en kundeserviceproces, skal du først forstå de centrale udfordringer: Hvad forårsager forsinkelser? Hvor opstår flaskehalsene? Hvilke data skal analyseres for at træffe informerede beslutninger? Før du kan designe en løsning, skal du have en klar forståelse af problemet, hvilket er grundlaget for effektiv procesoptimering.

Denne tilgang kræver mere end blot en teknologisk opdatering; det kræver en grundig analyse af eksisterende systemer og processer. Hvis vi ikke har en solid forståelse af, hvad vi arbejder med, risikerer vi at anvende teknologi på en måde, der ikke løser de reelle problemer – eller endnu værre, skaber nye.

Digitalisering uden kontekst: En risiko for produktivitetsparadokset

Med de hurtige fremskridt inden for digitalisering og forandringsledelse, står mange organisationer ved en skillevej. Hvis vi ikke grundlæggende ændrer måden, vi arbejder på, risikerer vi at gentage tidligere produktivitetsparadokser, hvor ny teknologi introduceres uden, at organisationen er klar til at integrere den.

Forestil dig, at din virksomhed har investeret i en avanceret AI-løsning, designet til at automatisere rutineopgaver og frigøre tid for dine medarbejdere. Men hvis dit team ikke er forberedt på at integrere denne teknologi i deres daglige arbejdsgange, bliver værktøjet blot endnu en byrde. Uden at skabe den nødvendige organisatoriske kontekst kan digitalisering skabe mere stress end effektivitet, og optimering vil udeblive.

Dette scenarie kan sammenlignes med at forsøge at implementere Excel i en virksomhed, der stadig bruger papir og faxmaskiner. Det er irrelevant, hvor avanceret Excel er, hvis ingen ved, hvordan man bruger det, eller hvordan det kan integreres i de eksisterende arbejdsgange. For at undgå denne fælde er det afgørende at overveje, hvordan vi skal tilpasse vores systemer og træne vores medarbejdere som en del af forandringsledelse, så vi opnår de ønskede fordele ved digitalisering.

Skab fundamentet for succesfuld procesoptimering

Hvordan sikrer vi, at vores investeringer i procesoptimering, digitalisering og forandringsledelse giver det ønskede afkast? Det starter med at skabe det rette fundament.

1. Forstå din nuværende kontekst: Start med en analyse af dine nuværende systemer. Hvilke processer er ineffektive? Hvor mangler der sammenhæng? Uden en klar forståelse af status quo vil enhver optimering være som at rette skuden uden et kort.
2. Formuler de rigtige problemer: Når du har en klar forståelse af din nuværende kontekst, er det tid til at formulere de problemer, du ønsker at løse. Dette er ikke altid simpelt og kræver ofte en genovervejelse af, hvordan din organisation definerer succes.
3. Tilpas organisationen gennem forandringsledelse: Før du introducerer ny teknologi som led i digitalisering, skal du sikre, at din organisation er parat til at absorbere den. Dette indebærer træning, ændringer i arbejdsgange og potentielt kulturelle skift, som alle er nøgleelementer i effektiv forandringsledelse.
4. Implementer og mål effekten: Når fundamentet er på plads, er du klar til at implementere din løsning. Men stop ikke der. Mål effekten af ændringerne, juster løbende, og sørg for, at teknologien bruges som planlagt for at sikre succesfuld procesoptimering.

Jeg har netop designet Dit Proces Minut til netop at hjælpe organisationer med at skabe dette fundament. Gennem korte, præcise vejledninger støtter vi ledere i at forstå deres nuværende processer og identificere nøgleområder, der skal adresseres, før de kan optimeres effektivt. Det handler om at skabe konteksten først, så digitalisering og forandringsledelse kan udføres med maksimal effekt.

At springe direkte til optimering uden at forstå den større kontekst kan være fristende, men det er sjældent effektivt. Ved at tage dig tid til først at bygge fundamentet sikrer du, at dine optimeringsindsatser ikke bare er hurtige løsninger, men langsigtede forbedringer, der driver din organisation fremad.

Lad os skabe konteksten først – og derefter optimere med et solidt fundament under fødderne.

Jørgen Wiwel
Indehaver, Smashing Barriers