Snitflader: Hvorfor de fejler

Når det kommer til at skabe effektivt samarbejde mellem teams, spiller klare og veldefinerede snitflader en afgørende rolle. Men i min erfaring er det sjældent, at disse snitflader bliver tilstrækkeligt beskrevet og kommunikeret på et niveau, der er tilstrækkeligt detaljeret og forståeligt for alle involverede parter. Endnu værre er det, at mange organisationer slet ikke har en systematisk tilgang til at håndtere snitflader mellem teams.

Udfordringen med snitflader

En snitflade kan kort beskrives som det punkt, hvor to eller flere teams eller funktioner i en organisation interagerer med hinanden. Det er her, opgaver og information overleveres fra ét team til et andet. I teorien burde det være en glidende overgang, hvor alle ved præcis, hvad de skal gøre, hvornår de skal gøre det, og hvem de skal koordinere med. Men i virkeligheden ser det ofte anderledes ud.

Mange ledere, især linjeledere, mangler en dyb forståelse af de specifikke detaljer i deres teams samarbejde med andre. Dette bliver endnu mere kompliceret, når forskellige sagstyper kommer i spil, som kan ændre snitfladerne markant. Problemet er, at disse detaljer ofte ikke er kendt godt nok, og som resultat bliver snitfladerne enten dårligt beskrevet eller slet ikke kommunikeret.

Snitflader er ikke “one-size-fits-all”

En af de største fejl, jeg ser i organisationer, er antagelsen om, at snitflader er statiske og kan beskrives én gang for alle. I virkeligheden er snitflader dynamiske og ændrer sig ofte afhængigt af de specifikke sagstyper, som teams arbejder med. Eksempelvis kan et team have én måde at interagere med et andet team på, når de arbejder på en type sag, men en helt anden måde, når de arbejder på en anden type sag.

Disse forskelle bliver ofte overset, og det fører til misforståelser og ineffektive overleveringer. Problemet er, at hverken linjeledere eller medarbejdere typisk har det fulde overblik over, hvordan snitfladerne skal håndteres i forskellige kontekster. Linjelederne mangler ofte detaljeindsigten, mens medarbejderne typisk er fokuseret på deres specifikke delområder af samarbejdet eller én specifik sagstype.

Hvorfor snitflader fejler

Der er flere grunde til, at snitflader ikke fungerer optimalt:

1. Manglende overblik og forståelse: Mange linjeledere har ikke et klart billede af, hvordan snitfladerne mellem deres teams og andre fungerer i praksis. Dette skyldes ofte, at de ikke er tæt nok på de daglige operationer til at forstå de nuancer, der kan opstå med forskellige sagstyper.
2. Utilstrækkelig kommunikation: Selv når snitflader er defineret, bliver de ikke altid kommunikeret effektivt til alle relevante parter. Det betyder, at selv om en proces er dokumenteret, er det ikke sikkert, at alle involverede faktisk kender til den eller forstår den.
3. Manglende tilpasning: Fordi snitfladerne kan variere afhængigt af sagstype, er det vigtigt, at de løbende tilpasses og justeres. Men i praksis bliver de ofte efterladt statiske og upåvirket af de skiftende krav og forhold, som organisationen står overfor.
4. Begrænset medarbejderindsigt: Medarbejdere er ofte specialiserede i bestemte områder eller sagstyper og har derfor ikke det fulde billede af, hvordan deres arbejde passer ind i den større sammenhæng. Det betyder, at de ikke nødvendigvis kan identificere problemer med snitfladerne eller foreslå forbedringer.

Hvad kan gøres?

For at sikre, at snitfladerne i din organisation fungerer optimalt, er det nødvendigt at tage en proaktiv og systematisk tilgang:

1. Etabler en klar proces for snitfladebeskrivelser: Det er vigtigt at have en struktureret tilgang til at beskrive og dokumentere snitflader mellem teams. Dette skal inkludere både generelle snitflader og de variationer, der kan opstå afhængigt af sagstype.
2. Involver alle relevante parter: Snitflader bør ikke kun defineres af linjeledere eller procesansvarlige. Medarbejdere, der arbejder direkte med de pågældende processer, skal også involveres for at sikre, at beskrivelsen er præcis og praktisk anvendelig.
3. Sørg for løbende opdatering og tilpasning: Snitflader skal ikke være statiske. De bør løbende revideres og justeres i takt med, at nye sagstyper opstår, eller eksisterende processer ændres.
4. Kommuniker klart og bredt: Effektiv kommunikation er nøglen til at sikre, at alle i organisationen forstår og kan følge de fastlagte snitflader. Dette kræver ikke kun dokumentation, men også regelmæssig træning og opfølgning.

Afsluttende tanker

Snitflader er en central del af, hvordan teams arbejder sammen, men de bliver ofte overset eller håndteret utilstrækkeligt. Ved at tage en systematisk tilgang til at beskrive, kommunikere og løbende justere snitflader kan din organisation undgå mange af de faldgruber, der ellers kan opstå. Det kræver indsats, men resultatet er en mere effektiv og sammenhængende organisation, hvor teams samarbejder problemfrit – uanset hvilken sagstype de arbejder med.

Hvis du vil undgå problemer med snitflader i din organisation, er det tid til at tage dette område alvorligt. Ved at investere i en systematisk tilgang nu, kan du sikre en mere effektiv og fleksibel organisation i fremtiden.

Jørgen Wiwel
Indehaver, Smashing Barriers